Mes 11 meilleures astuces de productivité (3/4)

Cet article est le troisième de la série. Dans le premier et le deuxième article je vous ai présenté mes 6 premières astuces. Je vous fais part ici des 3 suivantes, qui m’aident au quotidien à économiser du temps précieux.

Temps de lecture : 7 minutes.

1- La planification

Cela vous est-il déjà arrivé de vous lever le matin en ne sachant pas quoi faire de votre journée ?

Cet état d’indécision peut rapidement se transformer en une absence totale de productivité. En effet, lorsque l’on n’a pas de direction claire dès le début de la journée, nous avons tendance à procrastiner, à sauter d’une tâche à une autre ou, pire encore, à ne rien faire du tout.

C’est dans ces moments-là que l’on réalise combien la planification est essentielle à la productivité.

Vous souhaitez en savoir plus sur les techniques de planification ? Je vous invite à consulter l’article suivant : Les 3 étapes pour transformer ses objectifs en actions quotidiennes.

La journalisation du soir : rien de mieux pour planifier ses journées

Au lieu de commencer la journée en établissant une liste de choses à faire, prenez quelques minutes chaque soir pour : 

• Réfléchir à votre journée. Notez ce que vous avez accompli, ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ces retours d’expérience sont essentiels pour éviter de reproduire les mêmes erreurs et pour capitaliser sur ce qui fonctionne.

• Établir votre liste de tâches prioritaires pour le lendemain. En commençant chaque journée avec une feuille de route claire, vous pouvez plonger directement dans le travail. Cela vous donnera également une motivation supplémentaire pour sortir de votre lit et débuter la journée suivante avec dynamisme et détermination.

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• Module 1 : Les 3 méthodes essentielles (droit au but),
• Module 2 : Comment intégrer ses méthodes à votre quotidien (du concret et du passage à l’action),
• Module 3 : 5 astuces pour aller plus loin (et conserver ces bonnes habitudes sur le long terme),
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2- Utilisation de plages de temps définies

L’une des méthodes les plus efficaces pour mieux gérer son temps et optimiser sa productivité est l’utilisation de plages de temps définies, également appelées « blocs de temps ». 

Cette approche tranche avec les méthodes traditionnelles de gestion des tâches qui se contentent de lister des activités à faire sans leur assigner de créneau spécifique. 

Voici comment cela fonctionne et pourquoi cela peut vous être bénéfique.

Principe du bloc de temps

Le concept de bloc de temps repose sur l’idée d’allouer une tranche horaire définie pour une tâche ou un ensemble de tâches. Pendant cette période, vous vous consacrez entièrement à cette tâche, éliminant autant que possible les distractions et les interruptions. C’est comme fixer un rendez-vous avec soi-même pour se concentrer sur une mission précise.

Avantages de cette méthode

• Focalisation accrue : Savoir que vous avez seulement un laps de temps déterminé pour accomplir une tâche va forcément renforcer votre concentration et réduire la procrastination.

• Gestion des interruptions : En informant votre entourage de vos blocs de temps, vous pouvez minimiser les interruptions inattendues. Par exemple, je préviens au maximum mes proches de ne pas m’appeler le matin car c’est la période où je travaille sur mes projets prioritaires sans distractions. Voir le passage correspondant (Eat that frog) dans le premier article de cette série sur la productivité.

• Clarté mentale : En définissant des plages horaires, vous savez exactement quand une tâche commence et se termine, ce qui peut diminuer le stress et l’anxiété liés à une « liste interminable » de choses à faire.

Mise en pratique

• Soyez précis : Plutôt que de simplement dire « je vais travailler sur mon rapport », précisez : « je vais travailler sur mon rapport de 9h à 11h ». Cette précision crée un engagement mental et une responsabilité.
  Autre exemple : Si vous prévoyez de faire du sport, ne le laissez pas à l’état vague dans votre esprit. Fixez-vous comme objectif de pratiquer une activité physique « de 18h à 19h ». Et surtout bloquez cette plage horaire dans votre agenda !!

• Variez les blocs de temps : Vous n’avez pas besoin de toujours planifier des activités professionnelles ou productives. N’hésitez pas à créer un bloc de “temps libre” pour vous détendre, lire ou simplement profiter de l’instant. Cette flexibilité vous permet de vous assurer que vous avez aussi du temps pour vous, ce qui est essentiel pour le bien-être et l’équilibre.

Vous souhaitez en savoir plus sur les techniques de planification ? Je vous invite à consulter l’article suivant : Les 3 étapes pour transformer ses objectifs en actions quotidiennes.

3- Travailler dans les moments morts

Dans notre quotidien trépidant, chaque minute compte. Et pourtant, combien de temps perdons-nous chaque jour dans des « moments morts » ? Ces instants, souvent considérés comme des contraintes ou des pertes de temps, peuvent en réalité se transformer en opportunités précieuses pour avancer sur de petites tâches néanmoins essentielles.

L’art de la micro-productivité

Il n’est parfois pas motivant d’ouvrir un dossier lorsque nous avons seulement 10 à 15 minutes devant nous. Beaucoup de personnes attendent d’avoir 2 heures de libre pour planifier une tâche et avancer sur leur projet. Je pense que c’est une grave erreur que je m’efforce moi-même de corriger !

Exemples concrets  

• En attente à l’aéroport : Au lieu de somnoler ou de regarder passivement les passagers, pourquoi ne pas relire un rapport, organiser votre calendrier ou même entamer un chapitre d’un livre que vous avez toujours voulu lire ?

• Salle d’attente du médecin : Ces quelques minutes peuvent être utilisées pour planifier votre semaine, rédiger une liste de courses ou même méditer.

• Attente à la caisse d’un magasin : Personnellement, cela me frustre parfois de perdre du temps à faire la queue à la caisse d’un magasin aux heures de pointe. Désormais, j’ai toujours mon portable à disposition et j’en profite pour répondre aux mails et messages rapides.

Bénéfices de combler nos moments morts

• Optimisation du temps : Ces moments cumulés peuvent représenter des heures sur une semaine. Les utiliser intelligemment permet de libérer du temps pour d’autres activités.

• Réduction du stress : L’attente devient moins frustrante lorsque l’on se sent productif. Au lieu de ressentir de l’impatience, on ressent une satisfaction d’avoir accompli quelque chose.

• Flexibilité accrue : En vous habituant à travailler dans des conditions variées et parfois imprévues, vous développez une adaptabilité précieuse dans le monde actuel.

Conclusion

La productivité ne se limite pas à l’accomplissement de nombreuses tâches en peu de temps ; elle réside dans l’art de maximiser l’utilisation de chaque instant et d’orienter intentionnellement votre énergie.

Trois méthodes peuvent grandement influencer votre capacité à être productif : la planification quotidienne – particulièrement la journalisation du soir – qui offre une direction et une motivation ; l’utilisation des blocs de temps pour allouer des plages dédiées à des tâches spécifiques ; et enfin, l’exploitation des moments morts – ces instants souvent négligés qui, lorsqu’utilisés judicieusement, peuvent cumulativement libérer des heures chaque semaine.

Adopter ces approches vous permettra non seulement d’optimiser votre temps, mais aussi de réduire le stress et d’accroître votre flexibilité et votre adaptabilité à différentes situations.

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• Module 1 : Les 3 méthodes essentielles (droit au but),
• Module 2 : Comment intégrer ses méthodes à votre quotidien (du concret et du passage à l’action),
• Module 3 : 5 astuces pour aller plus loin (et conserver ces bonnes habitudes sur le long terme),
• Bonus 1 : Comment trouver un équilibre vie pro / vie perso (les 3 étapes indispensabes),

Suite de la série

J’espère que ces 3 astuces de productivité vous auront plus. Essayez de les mettre en place progressivement dans votre routine et vous verrez les résultats dans les jours et les semaines à venir !

Pour connaître mes 3 derniers secrets de productivité, terminez cette série en accédant au quatrième article : Mes 11 meilleures astuces de productivité (4/4) (à venir rapidement !). 

Et vous ? Quelle est votre meilleure astuce de productivité ?

J’ai hâte de vous lire dans les commentaires.

A votre réussite !

Julien