Cet article est le deuxième de la série. Dans le premier article, je vous ai présenté mes 3 premières astuces de productivité. Je vous fais part ici des 3 suivantes, qui m’aident au quotidien à économiser du temps précieux.
Temps de lecture : 8 minutes.
1- Identifier ses meilleurs créneaux de productivité
Rythmes circadiens
Chacun d’entre nous a des rythmes biologiques et mentaux qui régissent nos niveaux d’énergie tout au long de la journée. Ces rythmes, souvent appelés rythmes circadiens, peuvent influencer grandement notre capacité à rester concentrés, créatifs ou productifs.
D’où l’importance d’identifier ses meilleurs créneaux de productivité, ces précieux moments où l’on se sent totalement immergé dans ce que l’on fait, en état de « flow ».
État de “flow”
Le concept de « flow » a été popularisé par le psychologue hongrois Mihaly Csikszentmihalyi. Il décrit un état mental où une personne est totalement immergée dans une activité, perdant la notion du temps et éprouvant un sentiment de joie intrinsèque. Ces périodes de flow sont souvent nos périodes les plus productives.
Atteindre un état de « flow » ne se fait pas instantanément. Les recherches suggèrent que, en moyenne, il nous faut environ 20 à 30 minutes de concentration ininterrompue pour parvenir à cet état optimal.
Durant cette phase d’immersion, notre cerveau se recentre, élimine les distractions extérieures et se synchronise avec la tâche à accomplir. C’est une montée progressive, un engrenage qui se met en place pour aboutir à une véritable harmonie mentale.
Cependant, une interruption, même brève, peut réinitialiser ce compte à rebours, nous obligeant à recommencer le processus depuis le début. Par conséquent, protéger ces moments de concentration profonde est essentiel. Assurer un environnement propice à la concentration, éloigner les distractions potentielles et s’engager pleinement dans ce que l’on fait sont autant de clés pour maintenir et bénéficier au maximum de cet état de « flow ».
Comment définir ses créneaux optimaux
Il est essentiel d‘expérimenter pour trouver ses moments de flow. Si vous n’avez jamais pris conscience de ces moments auparavant, accordez-vous une semaine d’observation. Notez les moments où vous vous sentez le plus alerte, le plus concentré ou le plus créatif.
Certains d’entre nous sont des lève-tôt, trouvant que leur pic de concentration survient dans les heures calmes du matin. Pour d’autres, c’est la quiétude de la nuit qui fait émerger le meilleur de leur créativité.
Dans mon cas, de 7h à 9h, avant même le premier repas de la journée, je trouve ce moment parfait pour me concentrer. De même, la période après 22h, avant d’aller me coucher, est également un moment de grande productivité pour moi.
Organisations de tâches durant nos niveaux d’énergie plus bas
À l’inverse, nous avons tous des moments où notre énergie est au plus bas, où la concentration semble insaisissable.
Posez-vous régulièrement la question suivante : que puis-je accomplir lorsque je suis fatigué ? Peut-être que c’est le moment idéal pour des activités moins mentalement exigeantes, mais toujours nécessaires, ou pour vous accorder une pause régénératrice.
Pour moi, c’est généralement autour de 17h. J’essaie de planifier des tâches moins exigeantes pendant cette période de la journée. Par exemple, trier des emails, passer des appels téléphoniques, me désinscrire de newsletters, repasser mes chemises etc. C’est également le moment de la journée où j’ai envie de faire du sport pour me vider la tête.
En conclusion, une grande partie de la productivité réside dans la capacité à se connaître soi-même, à reconnaître ses points forts et ses faiblesses, et à les exploiter de manière stratégique.
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- Module 1 : Les 3 méthodes essentielles (droit au but),
- Module 2 : Comment intégrer ses méthodes à votre quotidien (du concret et du passage à l’action),
- Module 3 : 5 astuces pour aller plus loin (et conserver ces bonnes habitudes sur le long terme),
- Bonus : Comment trouver un équilibre vie pro / vie perso (les 3 étapes indispensables).
2- Le Zéro Inbox
La boîte de réception d’un courrier électronique peut rapidement devenir un lieu chaotique et stressant. Des messages non lus qui s’empilent, des informations importantes noyées dans un flot de notifications diverses, tout cela peut créer une sensation d’être submergé et d’inefficacité. C’est là qu’intervient le concept de « Zéro Inbox ».
Principe du Zéro Inbox
Le Zéro Inbox est une méthode de gestion des emails visant à maintenir une boîte de réception vide ou presque. L’idée n’est pas seulement de lutter contre l’encombrement numérique, mais aussi de réduire la procrastination, de prioriser efficacement et de garantir que rien d’important ne soit négligé.
Avantages du Zéro Inbox
En maintenant une boîte de réception épurée, vous gagnez non seulement en clarté mentale mais aussi en efficacité.
Un espace de travail numérique organisé élimine la surcharge d’informations, réduit le stress et permet de mieux se concentrer sur ce qui est vraiment important.
En outre, en traitant les emails au fur et à mesure, vous évitez de laisser passer des informations cruciales ou des opportunités.
Comment mettre en œuvre le Zéro Inbox ?
Répondre immédiatement, archiver, supprimer, déléguer, planifier ultérieurement.
- Répondre immédiatement : Dès que vous ouvrez un email, prenez une décision quant à son sort. Si vous pensez pouvoir répondre au mail en moins de deux minutes, faites le de suite. Voir la technique des deux minutes dans cet article.
- Archiver : Si le courriel ne nécessite aucune action mais contient des informations importantes, archivez-le dans un dossier approprié.
- Supprimer : Sans pitié pour les spams, les newsletters non sollicitées ou les informations obsolètes. Supprimez tout ce qui n’est pas nécessaire.
- Déléguer : Si vous n’êtes pas à même de traiter l’email ou les actions qui en découlent vous même, n’hésitez pas à déléguer !
- Planifier ultérieurement : Si un email nécessite plus de temps ou une action plus élaborée, marquez-le pour un suivi et planifiez une tâche dédiée dans votre agenda. Tout ce qui n’est pas transformé en tâche est perdu !
Astuce pour gérer ses mails :
Plutôt que de vérifier mes emails en continu et perdre en concentration, j’essaie de me donner des plages horaires dans la journée pour y répondre et gérer ma boîte de réception en appliquant les techniques présentées ci-dessus. Cela me permet de rester concentré sur d’autres tâches sans être constamment interrompu.
3- Identifier les environnements qui nous inspirent
A chacun son environnement de productivité maximale
L’environnement dans lequel nous évoluons peut grandement influencer notre capacité à être productifs.
Certains préfèrent le silence monacal d’une bibliothèque, tandis que d’autres se sentent inspirés par le doux clapotis de l’eau au bord d’un lac. La nature, avec son calme et sa sérénité, peut être l’écrin parfait pour ceux qui cherchent à échapper à l’agitation urbaine. Les lieux en hauteur offrent une perspective nouvelle, un sentiment de liberté qui peut booster la créativité. Pour d’autres, un bureau impeccablement rangé est la clé pour avoir l’esprit clair et focalisé.
Exemples personnels
Il m’est arrivé de louer un appartement ou une simple chambre dans un lieu qui m’inspire (à la montagne) pour y travailler ou simplement me ressourcer pendant quelques jours. En général, cette immersion dans un nouvel espace me procure un regain de motivation.
Sur un plan personnel, je constate que les moments de transport, que ce soit un vol, un trajet en train, ou même un déplacement en taxi, sont propices à ma productivité. Je planifie des tâches importantes à faire dans ces moments de transport ; pas forcément des tâches qui demandent beaucoup de concentration, mais des tâches difficiles qui me demandent beaucoup de motivation et que je j’aurais probablement repoussées en étant chez moi.
Rester flexible
Ce n’est pas parce que nous ne sommes pas dans un environnement optimal qu’il ne faut pas travailler.
La flexibilité est la clé. Je vous conseille de toujours avoir à portée de main des outils comme un Kindle, un carnet de notes, ou un ordinateur permettant de saisir l’inspiration dès qu’elle se présente.
Parfois, démarrer une activité, même si on ne dispose que de quelques minutes, peut créer une dynamique. Le plus important est de débuter, même si l’on ne dispose pas de plusieurs heures devant soi. Après tout, la productivité est autant une question d’état d’esprit que de lieu.
Conclusion
La productivité est une fusion de connaissance de soi, d’organisation rigoureuse et d’adaptabilité à l’environnement. Pour optimiser notre efficacité, nous devons identifier nos moments optimaux de « flow », gérer nos communications avec stratégie, et rester flexibles, prêts à saisir l’inspiration où qu’elle se trouve. C’est une quête constante d’équilibre pour tirer le meilleur de chaque journée.
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- Module 3 : 5 astuces pour aller plus loin (et conserver ces bonnes habitudes sur le long terme),
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Suite de la série
J’espère que ces 3 astuces de productivité vous auront plus. Essayez de les mettre en place progressivement dans votre routine et vous verrez les résultats dans les jours et les semaines à venir !
Pour connaître mes 3 prochaines astuces de productivité, continuez cette série en accédant au troisième article : Mes 11 meilleures astuces de productivité (3/4) (à venir rapidement !).
Et vous ? Quelle est votre meilleure astuce de productivité ?
J’ai hâte de vous lire dans les commentaires.
A votre réussite !
Julien
Le conseil qui m’inspire le plus est celui du zéro inbox! ça fait un moment que je me dis qu’il faut que j’arrive à mieux gérer mes mails pour ne pas avoir 5000 mails qui trainent dont 300 non lus…je vais essayer d’appliquer ce conseil! Merci du partage
Exact ! Le zéro inbox est très apaisant lorsque l’on parvient (enfin) à le mettre en place. Bon courage et n’hésitez pas si besoin d’autres conseils !
Très bonnes astuces 🙂 au sujet du premier point, l’art ancestral de l’ayurveda conseille aussi certaines heures pour faire différentes activités selon ton profil ayurvedique. Une autre manière d’apprendre à se connaitre 🙂
Merci du partage Marlène !
Merci Julien pour toutes ces astuces, j’ai hâte de découvrir les suivantes ! Personnellement je rencontre un problème au niveau du rythme: je suis plutôt du soir donc l’idéal pour moi serait « 15h – minuit », sauf que ce n’est pas conciliable avec ma vie de famille. Je suis donc obligée, pour avancer, de privilégier le « 7h- 16h ». C’est assez frustrant 😊.
Assez frustrant j’imagine oui ! Tu as déjà discuté de cela avec ta famille j’imagine ? Peut-être que ponctuellement tu peux te réserver des soirées de travail et compromettre ou déléguer certaines obligations familiales ?